Fungsi Rapat Dalam Organisasi

Rapat menjadi salah satu aktivitas lazim di dalam sebuah perusahaan hingga organisasi. Dengan rapat, ada berbagai tujuan yang bisa dicapai dengan pondasi yang baik. Itulah mengapa fungsi rapat sangat penting untuk dikenal. Sayangnya tidak banyak yang menyadari fungsi dari aktivitas ini. Ingin tahu selengkapnya?

Ada beberapa fungsi rapat yang bermanfaat untuk perusahaan dan organisasi, antara lain:

Menghadirkan Solusi Memecahkan Masalah

Fungsi rapat yang pertama adalah menghadirkan solusi memecahkan masalah. Di dalam sebuah perusahaan pasti ada saja masalah yang muncul. Bahkan bisa hampir setiap hari. Masalah ini bisa memiliki skala kecil hingga besar. Bisa hanya di dalam sebuah divisi, tapi juga mampu mempengaruhi seluruh perusahaan tersebut.

Dengan menjalankan rapat, maka bisa tercipta solusi memecahkan masalah. Tentunya seluruh pihak yang berhubungan dengan masalah tersebut harus berkumpul dan saling terbuka sambil merundingkan jalan keluar. Inilah yang membuat rapat menjadi sangat penting untuk dilakukan.

Menjadi Forum Demokrasi

Pelaksanaan rapat biasanya diisi oleh berbagai macam divisi. Mereka saling mengeluarkan pendapat, masukan, serta kritik. Rapat sudah menjadi forum demokrasi di dalam sebuah perusahaan atau organisasi. 

Dengan sistem rapat yang baik, maka setiap pihak bisa menyuarakan pendapat. Jadi tidak ada pihak yang merasa dilupakan atau suaranya tak didengar. Suasana demokrasi yang sangat kental dengan sistem komunikasi dua arah adalah inti dari rapat.

Sarana Menyampaikan Informasi

Ingin menyampaikan informasi terbaru terkait perusahaan atau kinerja tim? Rapat adalah tempat yang paling tepat. Biasanya pemimpin rapat memberikan waktu kepada para peserta untuk memberikan informasi yang ingin disampaikan. Dengan terciptanya ruang komunikasi ini, semua pihak bisa memberikan informasi terbaru dengan mudah dan didengar oleh setiap orang dalam rapat.

Medium Koordinasi

Di dalam sebuah perusahaan atau organisasi sangat penting untuk memiliki koordinasi yang berjalan mulus. Komunikasi menjadi nilai penting yang harus dijalankan setiap waktu. Jika komunikasi tidak terjalin dengan baik, hanya perlu menunggu hingga masalah baru muncul dan membuat kinerja menjadi tidak optimal.

Inilah yang membuat fungsi rapat menjadi medium koordinasi antar divisi. Semua urusan pekerjaan bisa dibahas dalam rapat dengan berbagai masukan dan ide baru. Informasi yang disampaikan di dalam rapat pasti didengar oleh setiap peserta. Kalau ada yang belum mengerti juga bisa kembali bertanya untuk meminta dijelaskan lebih lanjut. Pada akhirnya, koordinasi seluruh pihak menjadi berjalan lancar.

Itulah fungsi Rapat dalam sebuah organisasi yang pada dasarnya rapat menjadi salah satu penunjang untuk keberlangsungan sebuah organisasi di periode pendek ataupun panjang. Rapat sering juga disebut sebagai salah satu perangkat organisasi yang kedudukannya tidak kalah penting dengan pengurus dan anggota dari organisasi.